Entisenä teollisuuden ostopäällikkönä korvaani särähtää aina kun kuulen jonkin hankinnan tapahtuneen ilman kilpailuttamista. Tällöin ostetaan hyvin todennäköisesti kalliimmalla hinnalla, mutta myös saadaan heikompaa laatua (koska toimittajalla ei ole intressiä panna parastaan).
Olin Suomen Vuokranantajien 21.2.2018 järjestetyssä kabinetissa, jossa järjestön hallituksen puheenjohtaja Jouni Lehtinen haastoi yleisöä keskusteluun. Keskustelu pyöri pitkälti taloyhtiöiden hankintatoimen ympärillä.
Vuokranantajia harmitti, miten tehottomasti taloyhtiöt suorittavat hankintaa. Kerrottiin esimerkkejä, missä hallitus tai isännöitsijä oli pyytänyt vain yhden tarjouksen, joka hyväksyttiin sellaisenaan. Toisaalta epäiltiin myös isännöitsijän jakavan projekteja ja palveluita lähipiirilleen lainkaan kilpailuttamatta.
Lisäksi Lehtinen painotti sitä, että jokaista hinnankorotusta ei pitäisi hyväksyä sellaisenaan vaan ne tulisi haastaa, käydä läpi korotuksen perustelut ja niiden pitävyys. Tämän johdosta päätin kirjoittaa vinkkejä taloyhtiöille, jotka ovat aikeissa kilpailuttaa palvelua tai korjaushanketta.
Hankinta vs. ostaminen
Ensinnäkin on hyvä määritellä mitä hankinta tarkoittaa. Puhekielessä ostaminen ja hankkiminen ovat monesti synonyymejä, mutta alan kirjallisuus tekee eron niiden välille. Hankintatoimi tarkoittaa strategista hankkimista. Se pitää sisällään mm. tarpeiden määrittelyn, toimittajien etsimisen, sopimusneuvottelut ja lopulta sopimuksen syntymiseen. Ostaminen puolestaan on sitä käytännön työtä kun sopimus on jo tehty ja tuote varsinaisesti ostetaan tai kotiinkutsutaan.
Englannin kielellä näiden ero on ehkä selvempi. Sourcing painottaa ”lähteen” eli toimittajan kertaluonteista etsimistä kun taas purchasing on sovittujen ehtojen mukaista toistuvaa kaupantekoa.
Taloyhtiön rahojen käytön kohde päätetään hankintaprosessin aikana. Kun hankinta eli sopimus on tehty, voi isännöitsijä kotiinkutsua palvelun (esim. ulkoalueiden hoito) sovittujen ehtojen mukaisesti.
Hankintaprosessi
Hankintaprosessi voidaan jakaa neljään päävaiheeseen:
- Tarpeiden määrittely
- Markkina-analyysi
- Sopimusneuvottelut
- Toimeenpano ja seuranta
Käydään nämä läpi seuraavaksi.
Tarpeiden määrittely
Tässä vaiheessa hallitus, yhdessä isännöitsijän, ja vaativammassa korjausurakassa suunnittelijan kanssa määrittävät hankinnan tarpeet.
- Mitä taloyhtiössä pitää tehdä?
- Taloyhtiön tarpeet
- Toimittajien ratkaisuvaihtoehdot
- Määrittele speksit näiden pohjalta
- Määrittele valintakriteerit
- Milloin kannattaa tehdä (esim. onko alalla kausivaihtelua, jonka mukaan hinnat laskevat)?
Markkina-analyysi
Markkinat analysoidaan keskustelemalla asiantuntijoiden, kuten isännöitsijän ja suunnittelijan kanssa. Tämän jälkeen pyydetään toimittajilta lisätietoa sekä toimittajasta että tuotteesta (jos haluat tietää lisää, googlaa request for information, RFI). Projektista riippuen tätä vaihetta ei aina tarvitse tehdä. Jos aihe ja toimittajat ovat tuttuja tai projekti pieni, voi tämän vaiheen jättää väliin.
Kun markkinatilanne on kartoitettu, pyydetään varsinaiset tarjoukset. Jos projekti on yksinkertainen eli siihen on vain yksi ratkaisuvaihtoehto, pyydetään hintatarjous (request for quatation, RFQ). Jos taas projektin voi ratkaista useammalla eri tavalla, pyydetään ratkaisutarjous (request for proposal, RFP). RFQ:ssa siis pyydetään vain hintaa esim. julkisivun maalaukselle.
RFP:ssä pyydetään toimittajaa esittämään heidän mielestään paras ratkaisu: pelkkä maalaus vai verhoilun uusiminen?. Tällöin toimittajille on vapaammat kädet tarjouksen tekemiseen ja he voivat osoittaa pätevyytensä paremmin, mutta tarjousten vertailu on ostajalle työläämpää.
Sopimusneuvottelut
Neuvotteluvaihe on erittäin tärkeä vaihe, ja sen kuluessa monesti määräytyy koko hankinnan onnistuminen.
Vaihe alkaa analysoimalla toimittajien palauttamat tarjoukset. Tästä vaiheesta voisi kirjoittaa oman kirjansa, mutta yritän tiivistää. Prosessi on suoraviivainen jos hankittava palvelu on simppeli ja kilpailijoiden tarjouksia voidaan vertailla suoraan keskenään.
Jos taas hankittavassa tuotteessa on monta muuttujaa, kuten esimerkiksi linjasaneerauksessa on, voi analyysia lähestyä pisteyttämällä aiemmin luodut kriteerit. Kukin toimittaja pisteytetään näiden kriteerien pohjalta ja asetetaan paremmuusjärjestykseen.
Jos tarjous on pyydetty monelta, voidaan työtä helpottaa esimerkiksi karsimalla kallein ja halvin toimittaja pois. Tämä on kuitenkin hyvin tilanneriippuvaista ja kannattaa käyttää pelisilmää.
Seuraavaksi valitaan sopimusneuvotteluihin esimerkiksi 2-3 toimittajaa, joiden kanssa käydään ensin tarjous läpi, jotta kaikki ovat varmasti samalla viivalla. Sen jälkeen neuvotellaan sopimusehdoista, kuten hinnoittelusta, aikataulusta ja sanktiopykälistä. Sopimusneuvotteluja olen hieman liipannut tässä asuntosijoittamista koskevassa kirjoituksessa.
Paras yleispätevä vinkki minkä voin antaa on kilpailu. Pidä huoli, että teillä on ainakin 2 kilpailevaa tarjousta, joista todella voit valita kumman tahansa. Kerro tämä myös toimittajalle eli varmista toimittajan tietävän kilpailutilanteesta. Mitä enemmän kilpailua toimittajien välillä, sitä parempi asema ostajalla. Toisin sanoen, älä joudu tilanteeseen, jossa voit valita vain yhden ja ainoan toimittajan. Jos vielä toimittaja tietää tilanteen olevan näin, voi hän pitkälti sanella kaupan ehdot.
Toimeenpano ja seuranta
Kun toimittaja on valittu, sopimus neuvoteltu ja allekirjoitettu, voi työt alkaa. Projektista riippuen valvonta siirtyy ulkopuoliselle asiantuntijalle, joka vuorostaan raportoi hallitukselle ja isännöitsijälle sopimuksen mukaan.
Projektin valmistuttua käydään lopputulos läpi ja verrataan sitä sopimuksen spekseihin. Mikäli puutteita on, ne korjataan tai sovitaan hinnan alennuksesta. Varmista, että toimittaja saa viimeisen maksuerän vasta kun koko projekti on valmis ja vastaanotettu.
Jos kyseessä on jatkuva palvelu, tarkastellaan sen laatua sovituin määräajoin, esimerkiksi kerran vuodessa.
Vinkkejä
Tässä vielä muutamia hyödyllisiä vinkkejä miten taloyhtiön hankintatoimea kannattaa suunnitella.
- Mieti kommunikaatiosuunnitelma
- pidä huoli, että oma tiimi (hallitus ja isännöitsijä) tietävät aina missä mennään
- sopikaa kuka on yhteydessä toimittajiin, mielellään sama henkilö läpi projektin.
- Mieti hankintatiimin rakenne
- teollisuudessa puhutaan cross functional tiimeistä, eli hanki tiimiin tarpeellinen osaaminen (talotekniikka, hankintatoimi, juridiikka jne.)
- Mieti miten voit auttaa toimittajaa tiputtamaan hintaa
- projektin ajankohta
- taloyhtiön todelliset tarpeet
- erikoisosaamisen tarve
- Tunnista toimittajalle tärkeät kriteerit ja käy niistä kauppaa sekä sama päinvastoin taloyhtiölle tärkeille asioille.
- Selvitä voisiko hankintaa yhdistää muiden taloyhtiöiden kanssa.
- Perehdy ja ymmärrä, älä kiirehdi, toimittajat usein haluavat nimet paperiin nopeasti
- Käytä kahta korvaa ja yhtä suuta, varsinkin neuvottelujen aikana
- Ole kohtelias, kysy toimittajalta millainen on hyvä asiakas ja ole sellainen
- Hinta ei ole ainoa neuvoteltava asia; projektissa on kymmeniä rahanarvoisia seikkoja, joista voit neuvotella. Jos et pyydä alennusta, et saa alennusta.
Loppujen lopuksi uskallan väittää, että saat keskimääräistä taloyhtiötä paremman sopimuksen aikaiseksi jo pelkästään pyytämällä tarjouksen useammalta toimittajalta ja kyseenalaistamalla tarjousten sisältöä.
Olisi hauska kuulla minkälaisia kokemuksia sinulla on taloyhtiön hankintatoimesta? Kommentoi alla!
