Yhtiökokouskausi lähestyy ja nyt onkin hyvä miettiä missä mallissa taloyhtiösi on. Oletko huomannut, että sauna on lämmin eikä kukaan käytä sitä? Tai maksattekohan kenties palvelusta, joka ei enää olekaan tarpeellinen? Lue alta hallitusammattilaisen vinkkejä miten taloyhtiön kulurakennetta voi tehostaa.
1. Kiinteistönhuolto
Sopimuksen sisältö
Kannattaa tarkistaa huoltosopimuksen sisältö, eli ostetaanko sitä, ja vain sitä, mitä todella tarvitaan? Sopimukselle on saattanut jäädä roikkumaan ylläpitomaksuja ajalta ennen remonttia. Ulkoalueiden hoidossa saatetaan maksaa alueesta jonka käyttötarkoitus on muuttunut, esimerkiksi nurmikon tilalle laitettu asfalttia, mutta nurmikon leikkuu laskutetaan aiemman, isomman pinta-alan mukaan. Tarkista myös, ettei sopimuksen sisältö ole päällekkäinen minkään muun sopimuksen kanssa. Esimerkiksi puhtaanapito voi joskus pitää sisällään samoja asioita kuin ulkoalueiden hoitosopimus.
Oikea laatu
Lisäksi on hyvä varmistaa ettei osteta yli- tai alilaatua. Ylilaatu on esimerkiksi sitä, kun huoltomies vaihtaa osan, jolla olisi vielä runsaasti käyttöikää. Alilaatu taas sitä, että korjaustarvetta pitkitetään niin, että loppujen lopuksi korjaus tuleekin paljon kalliimmaksi.
Lisätyöt
Joillain yrityksillä on tapana antaa edullinen tarjous saadakseen toimeksiannon ja myöhemmin tehdä tiliä lisätöillä. Kannattaa siis varmistaa, että ostetaan vain tarpeelliset lisätyöt ja että niiden hinnoittelu on etukäteen sovittu. Myös lisätöiden tilausprosessin pitää olla selkeä, sillä pahimmillaan työntekijä tilaa itsensä.
Uudet järjestelmät ja korjausten synkronointi
Mikäli taloyhtiöön asennetaan uusi järjestelmä, kannattaa asennuksen ajoitus miettiä sopivaksi. Olisiko asennus edullisempaa tehdä pian tehtävän remontin yhteydessä? Entä mitkä remontit kannattaa yhdistää?
2. Hallinto ja henkilöstö
Isännöinti
Isännöintisopimus kannattaa käydä läpi ja tarkistaa, että maksetaan vain tarpeellisista palveluista. Samalla voi miettiä olisiko hallituksen tai asukkaiden mahdollista tehdä osa tehtävistä itse. Pienimmät taloyhtiöt eivät välttämättä tarvitse edes isännöitsijää, vaan hyvä kirjanpitäjä riittää.
Hallitus
Onko hallituksen palkkiot oikeassa suhteessa työn vaativuuteen? Kun taloyhtiö suunnittelee laajaa linjasaneerausta tai esimerkiksi aikoo myydä osan tontista rakennusliikkeelle, on hallituksessa syytä olla osaamista. Jos sopivaa osaamista ei löydy taloyhtiöstä, kannattaa ostaa se ulkopuolelta. Toisaalta jos kyseessä on kohde, jota on korjattu kattavasti ja se on ns. ylläpitomoodissa, ei myöskään hallitukselta vaadita niin paljon. Tällöin myös palkkiotasoa voi tarkastaa sopivaksi.
Tilintarkastaja
Lähes aina yhtiökokous päättää, että käytetään sitä entistä tilintarkastajaa ja hinta on se, mitä tilintarkastaja ehdottaa. Yleensä ei puhuta isoista summista, mutta tilitoimiston kilpailuttaminen on erittäin nopeaa, eikä sitä tarvitse tehdä kovin usein. Eli tuotto-hyötysuhde voi kuitenkin olla ihan hyvä.
Kulujen kirjaus
Kannattaa vielä varmistaa, että kulut on kirjattu oikein. Joskus hallinto- ja henkilöstökulut saattavat mennä sekaisin. Tärkeintä on, että ne on raportoitu yhtenevästi kautta linjan. Tällöin ne ovat vertailukelpoisia.
3. Jätehuolto
Jätehuollossa nopein tapa hankkia säästöjä on varmistaa, että palvelutaajuus on sopiva. Toisinsanoen, että roska-astioita ei tyhjennetä puolitäysinä. Toisaalta taas ylitäydet roskikset tekevät piha-alueesta epäsiistin.
Hinnoitteluun on hankala vaikuttaa monopolin vuoksi, mutta perusmaksussa voi olla neuvottelun varaa. Lisäksi kannattaa tarkistaa miten roskien lajittelu vaikuttaa hinnoitteluun.
4. Siivous
Puhtaanapidossakin on tärkeintä ensin käydä sisäinen keskustelu sopivasta palvelutasosta, eli mikä on hyvä siivoustaajuus. Joskus voi myös olla mahdollista, että asukkaat ottavat osan palveluista hoidettavakseen. Esimerkiksi nuoret saattavat mielelläänkin tehdä siivoustöitä pientä korvausta vastaan.
Kannattaa myös kiinnittää huomiota siivousyrittäjän valintaan. Pienyrittäjällä on alemmat kiinteät kulut kuin isolla toimijalla. Lisäksi pienyrittäjä on joustavampi. Tässä voikin olla hyvän yhdistelmän mahdollisuus. Ostetaan hankalat tai erikoistyövälineitä vaativat puhdistukset alan yrittäjältä, ja tehdään helpot hommat itse. Tällainen malli on kenties toimivin hyvin pienissä taloyhtiöissä, tai yhtiöissä, joissa on hyvä yhteishenki.
5. Pankkiasiat, vakuutukset ja yhteiset tilat
Lainat ja vakuutukset
Taloyhtiön rahoitus ja vakuutukset on yleensä nopea kilpailuttaa. Niissä auttaa, jos kilpailuttajalla on näkemystä yleisestä hintatasosta. Kannattaa myös varmistaa, että kaikki tarpeellinen on vakuutettu, eikä mitään muuta.
Kassa
Kassavaroja kannattaa optimoida. Yleensä sopivan kokoinen kassa on 2-3 kuukauden vastikemäärä. Jos varoja on enemmän, eikä niille ole käyttötarvetta näköpiirissä, voi harkita olisiko syytä jättää kuukauden tai parin vastike perimättä. Ison kassan haittapuoli näkyy selvimmin myytäessä. Myyjän nimittäin on hyvin hankala saada kyseistä rahaa siirrettyä ostohintaan.
Yhteiset tilat
Jos taloyhtiöllä on yhteisiä tiloja käyttämättöminä, kannattaa miettiä voisiko ne tuoda hyötykäyttöön. Joskus on mahdollista kunnostaa tila asunnoksi tai varastoksi, jota vuokraamalla taloyhtiö saa lisätuloja. Kannattaa myös tarkistaa, että taloyhtiön jo vuokraamat tilat on vuokrattu markkinahintaan. Ei ole harvinaista, että taloyhtiön omistama asunto on vuokrattu useampi vuosi sitten hieman alle markkinahinnan, eikä vuokraa sittemmin ole korotettu.
6. Lämpö, vesi ja sähkö
Lämpö
Riippuen taloyhtiöstä, lämmöntalteenottojärjestelmällä tai maalämmöllä voidaan saada ihan mukavaa säästöä. Lämpöhukkaa taas voidaan ehkäistä pitämällä huoli talon julkisivusta. Kun julkisivu on asianmukaisessa kunnossa, ikkunat, ovet ja tiivisteet ovat ehjiä, niin myös lämpöhukka on pienempi.
Kolmas tapa säästää lämmityskuluissa on säätää huoneistojen sekä yhteisten tilojen lämpötila sopivaksi.
Vesi
Vesimittareiden asentaminen tyypillisesti hillitsee vedenkäyttöä. Lisäksi se tekee vesimaksuista oikeudenmukaisia. Toisaalta mittarien asentaminen pelkästään tämän vuoksi ei yleensä kannata. Mutta putkiremontin yhteydessä se voi hyvinkin kannattaa.
Laitteiden pitäminen kunnossa sekä tarvittaessa uusiminen vähentää vedenkulutusta. Samoin vuotavat hanat, vessanpytyt ja putkien vuodot kannattaa korjata välittömästi. Aika ajoin voi myös tarkistaa, että kunkin asunnon asukasmäärä vastaa todellisuutta, jotta vesimaksuja peritään oikea määrä.
Sähkö
Sähköä voidaan säästää esimerkiksi asentamalla liiketunnistimet yhteisten tilojen valoihin. Saunan käyttöaste kannattaa tarkistaa ja karsia turhat saunavuorot. Samoin kuivaushuoneen ja kylmätilojen käyttötarpeet on hyvä käydä läpi ja miettiä niihin yhteiset pelisäännöt.
Niin lämpö-, vesi- kuin sähkökuluja voidaan alentaa tiedottamalla asukkaita aika ajoin parhaista tavoista kuluttaa näitä hyödykkeitä.
Kilpailuttamisesta yleensä
Taloyhtiön palveluiden hankintatoimi on yleensä isännöitsijän vastuulla. Kuitenkin kovin usein isännöitsijä on enemmänkin talotekninen asiantuntija ja asioiden koordinoija. Hän ei siis ole hankinta-alan ammattilainen. Tämä johtaa siihen, että hän ei osaa kilpailuttaa palveluita ja korjauksia ammattimaisesti, vaan tyytyy ensimmäisen tarjouskierroksen tarjouksiin.
Tämä on sinällään ymmärrettävää, sillä hänen palkkionsa ei ole sidottu esimerkiksi säästöihin. Lisäksi hänen on mukavampi toimia palveluntuottajan kanssa, jonka ei tarvinnut laskea hintaa viimeiseen senttiin asti.
